3 lépésben a partnerkapcsolatokról és az erőforrásokról – szakmai nap

 

A 3 lépésben a partnerkapcsolatokról és az erőforrásokról
online szakmai nap összefoglalója

 

Az OSZK Könyvtári Intézetének szervezésében 2023. november 30-án, csütörtökön 10 órától 158 résztvevővel, online zajlott az idei 3 lépésben konferencia.

10 órakor Bajnok Tamara, a Könyvtári Intézet Könyvtári Minőségfejlesztési Osztály osztályvezetője és Gerencsér Judit, az OSZK főigazgató-helyettese köszöntötte a résztvevőket.

 

Előadását azzal a gondolattal kezdte, hogy az információ önmagában mit sem ér, ha nem tudjuk rendszerbe foglalni, tudássá konvertálni. Az explicit és tacit tudás különbségéről röviden elmondta, hogy az explicit tudás a formális, „papíron” meglévő tudás, amely gyorsan avul, a tacit tudás pedig az, amitől az ugyanolyan végzettségűek tudása különbözik egymástól. 

A belső tudásmenedzsment fontos elemei a továbbképzések mind az új tudás megszerzése, mind szervezetfejlesztési szempontból. A továbbképzések kapcsán a munkavállalók részéről gyakran megjelenik a félelemfaktor: félelem attól, hogy kiderül, jobban is lehet csinálni azt, amit eddig csináltak. A továbbképzések fontos eleme a bizalom, hogy a munkavállalók bízzanak abban, hogy a vezetők jó utakat jelölnek ki.

A tudásmenedzsment a szervezeten belül mint folyamat jelenik meg, hiszen a meglévő tudást rendszerbe kell helyezni. Általában elmondható, hogy minél kisebb egy könyvtár, annál egyszerűbb a tudásmenedzsment-folyamat. Nagy szervezetekben hamar el tudnak veszni a tudáselemek, ezért jó, ha van tudásrögzítő rendszer (ez lehet akár egy Excel-táblázat is), mivel az elemek nyilvántartása lehetővé teszi a továbbadást.

A tudásmenedzsmentnek számos szervezeti előnye van, többek között a hatékonyság növelése, kreativitásra, innovációra való ösztönzés.
Az új tudás szervezetbe való beérkezésekor a tudásáramoltatási modellt érdemes figyelembe venni. A beérkezett tudást fel kell tárni, be kell illeszteni a rendszerbe annak érdekében, hogy rendelkezésre álljon a rutinszerű hasznosítás lehetősége.

A tudásmenedzsment megvalósításának első lépcsője, hogy azonosítsuk, a szervezetnek mire van szüksége, majd meg kell fogalmazni, hogy ehhez milyen szervezetfejlesztési lépéseket kell a rendszerbe helyezni. Fontos a fenntartható, felelős vezetés megvalósítása, ahol a vezetés figyelembe veszi, hogy a munkavállalóknak fejlődni kell, ehhez pedig olyan szervezeti kultúrát alkot, ahol ez megvalósulhat. 

A „mert mi így szoktuk” mentalitás gátolja a fejlődést, minden tanulás első lépése tehát a komfortzóna elhagyása. Új munkatárs felvételekor fontos átgondolni, hogy adott feladatra vesznek-e fel valakit, vagy olyan skillek mellett döntenek, amilyenekkel az egész szervezet jól jár, és például átszervezéssel oldják meg az adott pozíció betöltését.

Az előadó néhány jó gyakorlat ismertetésével zárta előadását (adatbank összeállítása a gyakori tájékoztató kérdésekből, megfelelő motivációs eszköz megtalálása az Y- és Z-generáció megtartásához stb.).

 

Ismertetett olyan lehetséges stratégiai célkitűzéseket, melyekhez az IKT-fejlesztések kapcsolódhatnak, illetve olyanokat is, amelyek önálló stratégiai célkitűzésként is megállhatják a helyüket. Stratégiaalkotás során az IKT szempontjait, eszközeit figyelembe kell vennünk.

Az IKT-fejlesztések szólhatnak a dolgozóknak, és szólhatnak a könyvtári szolgáltatásokat igénybe vevőknek, illetve a potenciális igénybe vevőknek is, hiszen fontos cél, hogy új felhasználókat vonzzunk be. És nem feltétlenül csak helyben használókat, hanem távoli elérést használókat is. 

Szinte nincs olyan területe a könyvtári tevékenységnek, amit ne lehetne IKT-fejlesztéssel megtámogatni. A nagyobb fejlesztések akár teljes mértékben átszabhatják egy könyvtár működését, munkaszervezését. Ha például egy könyvtár lecseréli a 15 éves IKR-jét egy mai fejlett menedzsmentrendszerre, amelyben a munkafolyamat-kezeléstől a részletes analitikáig minden van, az teljes mértékben át fogja szabni a könyvtár életét és a könyvtár által nyújtott szolgáltatásokat is.

Az előadás további részében konkrét ötleteket sorolt fel az előadó arról, hogy bizonyos stratégiai célkitűzésekhez milyen konkrét IKT-fejlesztések kapcsolódhatnak. 

A hozzáférhetőség és inklúzió címén kitűzött stratégiai célokat – idősek, fogyatékkal élők, kisebbségek vagy más speciális igényű társadalmi csoport – számos IKT-fejlesztés tudja támogatni, mint hangos könyvek, audiokönyvek beszerzése és olyan platformon keresztül történő szolgáltatása, amely látássérültek és diszlexiások számára is alkalmas. Továbbá biztosíthatók hozzájuk felolvasószoftverek is. Akadálymentesíthetjük az online felületeinket (weboldal, katalógus) is. Lehet az inklúzió jegyében digitális készségeket fejleszteni, de ahhoz is megfelelő infrastruktúra szükséges. Szintén a hozzáférhetőséget javíthatjuk, ha bizonyos dolgokat automatizálunk. Vannak könyvtári önkölcsönző terminálok, könyvátvevő automaták, amelyek a hozzáférést térben és időben is ki tudják terjeszteni. És nemcsak azzal, hogy a nap huszonnégy órájában át lehet venni az automatákból a dokumentumokat, de az akadálymentességet is könnyebb megoldani.

Egy másik fontos stratégiai cél a digitális átállás. A könyvtáraknak a digitális térben is jelen kell lenniük, amihez elengedhetetlen az online katalógus. És elengedhetetlen az is, hogy legyenek digitális gyűjtemények, amelyek folyamatosan bővülnek, és jó esetben akár távolról is elérhetők, nem csak házon belül. Bár itt vannak jogszabályi megkötések, de a megszabott mozgástéren belül is vannak lehetőségek. Kínálhatunk még digitális átállás címén e-book-kölcsönzési platformokat, illetve lehet könyvtári eseményeket is szervezni. A mobilalkalmazások fejlesztése is erős irány, különösen a Z generációra gondolva. Ma már lehet személyre szabott ajánlórendszereket üzemeltetni. Napjainkban fontos, hogy a könyvtár jelenjen meg a közösségi felületeken, mert ha ott nincs, a Z generáció számára gyakorlatilag nem is létezik. És nem is csak a Facebookon vagy az Instagramon, mert már olyan is tapasztalható, hogy például a könyvtár nyitvatartásáról is csak a Google-ről tájékozódnak az olvasók. A digitális átállást segíthetjük azzal, ha digitális hozzáférési pontokat létesítünk azoknak, akiknek esetleg a saját lehetőségeik nem engedik meg, hogy otthonról internetezzenek, vagy olyan fizetős szoftvereket igénybe vegyenek, amilyeneket a könyvtár biztosíthat nekik.

A gazdálkodás és fenntarthatóság szintén olyan stratégiai cél, amit ugyancsak lehet támogatni IKT-eszközökkel, például automaták telepítésével. Csökkenti a munkaerőigényt, ami nem azt jelenti, hogy a könyvtárosokat helyettesítjük gépekkel – hiszen szinte minden könyvtárról elmondható, hogy munkaerőhiánnyal küzd –, az automaták csak besegítenek. Az automatizálás témakörébe tartozik az is, ha van egy hangosbemondó automatánk, ami segít a nap végén kiterelni az olvasókat, és nem a könyvtárosnak kell vitatkoznia a látogatóval. Nagyon tudja támogatni a gazdálkodásunkat, ha digitális adatrögzítő eszközöket használunk. Ezek pontosan mérhetővé teszik az adatokat, és a segítségükkel jobban tudunk optimalizálni bizonyos munkafolyamatokat, ami akár a gazdálkodásunkra is kihatással lehet.

Hasznosak a felhőalapú szolgáltatások is, amelyek elsőre drágának tűnnek, de hosszú távon megtérülhetnek. Például ahhoz képest, ha a szervereket magunknak kellene üzemeltetni. A távmunka lehetősége sem elhanyagolható gazdasági tényező, szintén gazdasági szempontból megtérülő fejlesztés, ha feladatkezelő rendszereket használunk. Ezek segítik azt, hogy rögtön ahhoz kerüljön a feladat, akihez való.

A technológiai innováció önmagában is stratégiai célkitűzés lehet. Az RFID technológia bevezetése, virtuális séták kialakítása online felületen vagy chatbotok és virtuális asszisztensek alkalmazása. Ha automatizmus válaszolja meg az alapvető kérdéseket, azzal szintén tehermentesíteni tudjuk a könyvtárosokat. Hogy ezek a fejlesztések meddig mehetnek el, ma még nem ismeretes, de például ennek az előadásnak az összes illusztrációját a mesterséges intelligencia generálta. 

A szakmai fejlődés is fontos stratégiai célkitűzés lehet. Ezt is támogathatjuk a könyvtárban IKT-eszközökkel. Például online tanfolyamokkal, virtuális szakmai közösségek létrehozásával. Szervezhetünk új technológiai bemutatókat, ahol megismertethetjük a kollégákat a könyvtári újdonságokkal. A felhasználói elégedettséget is tudjuk mérni informatikai eszközökkel, ezáltal szintén optimalizálhatóbbak a szolgáltatásaink. Ma már a közösségi terek használata is elképzelhetetlen informatikai támogatás nélkül, elég csak a megfelelő wifiminőség biztosítására gondolni, további előny, ha van interaktív táblánk is.

A környezeti fenntarthatóságot is tudja támogatni IKT-fejlesztés. Például növeljük a digitális könyvek arányát és szolgáltatásokat, ezáltal csökkentjük a papíralapú nyomtatási szükségletet. Ha online adatbázisokat kínálunk, akkor szintén kevesebb nyomtatott könyvre van szükség. Fontos szempont, hogy az informatikai infrastruktúránkat ne hagyjuk elavulni, ahogy fejlődnek az eszközök, egyre hatékonyabbak, energiatakarékosabbak, ami nem mellékes az energiafelhasználás szempontjából. A villanyszámlánkat csökkenthetjük egy jól megválasztott intelligens világítási rendszer bevezetésével is. Tulajdonképpen valamilyen szinten az online értekezések is hozzájárulhatnak a fenntarthatósághoz.

A felhasználói élmények javítása szintén stratégiai célkitűzés lehet, ehhez hasznos, ha fejlett keresőrendszereink vannak. Manapság már beszélhetünk okoskatalógusokról is, amelyek személyes ajánlásokat is tudnak adni. Vannak továbbá olyan interaktív tájékoztató rendszerek, ahol érintőképernyőn lehet szolgáltatásokat igénybe venni. Érdemes szem előtt tartani, hogy a távoli használat is ugyanolyan használat, és annak is meg kell tudni felelni.

Digitális tartalom és archiválás – elképzelhetetlenek IKT-támogatás nélkül, akár az eszközigényét nézzük, akár a szoftverigényét, hiszen a tartalmat egyrészt tárolni kell, másrészt hozzáférhetővé tenni. Az elektronikus könyvek és folyóiratok kínálatának bővítése akár egyértelműen IKT-fejlesztési cél is lehet. A közösségi média és az azon zajló interakció elengedhetetlen, ez segíthet a könyvtárnak a közönségéhez kapcsolódni, különösen a fiatalabb generációk esetében.

Hogy mindezt miből tudják a könyvtárak megvalósítani? Tény, hogy sok olyan van, amit nem lehet megoldani pénz nélkül, de számos ingyenes eszköz is rendelkezésre áll. Például egy honlap megújításához vannak ingyenes tartalomkezelő rendszerek. Digitális könyvtár indításához vannak repozitóriumrendszerek, online publikálási platformok. Könyvtári keresőszoftverekből is vannak ingyenesek, hivatkozáskezelő szoftverekből úgyszintén, vagy projektmenedzsment-eszközökből, amelyek magát a munkaszervezést könnyítik meg. Elsorolhatók még a grafikai szoftverek sablonokkal, űrlapkészítő szoftverek, hangszerkesztő szoftverek, amelyekből mindből van ingyenes is. Ezek működtetése ugyan nem mindig könnyű, hozzáértést igényelnek, ezért különösen hasznos, ha a könyvtár tud egy informatikust fizetni.

Ha IKT-fejlesztésben gondolkodunk, soha ne hagyjuk figyelmen kívül, hogy a fejlesztéseket sok esetben nem megcsinálni nehéz, hanem üzemeltetni, fenntartani! Úgy kell gondolkodni, hogy nemcsak addig igényelnek forrásokat, amíg létrehozzuk őket, az életben tartásuk is erőforrásokat igényel.

 

Előadása bevezetőjében felhívta a hallgatóság figyelmét arra, hogy egy partnerkapcsolat létrehozásakor minden könyvtárnak a saját küldetését, céljait és környezetét figyelembe véve kell eldöntenie, hogy milyen a neki megfelelő partneri együttműködés. Hiszen csak annak az együttműködésnek van értelme, amelyik közelebb visz a célok megvalósításához. Minden partnerkapcsolati együttműködés fontos szempontja a közös értékteremtés. Ehhez minden esetben tisztában kell lennünk azzal, hogy kivel, miért, kinek a hasznára szeretnénk értéket teremteni. Az előadó bemutatta a partnertérképüket is, amelyen szerepelnek többek között a megyei börtönök, a szakmai szervezetek, kulturális intézmények és számos más partnertípus képviselője.

Az előadás további részében konkrét példákat hallhattunk a kölcsönös előnyök mentén megvalósuló, a könyvtár demográfiai környezetét és küldetését is figyelembe vevő partnerkapcsolatokra. 
Alapítványi (Ars et Vita Alapítvány) együttműködésre a Hamvas olvasósarok kialakítását hallhattuk példaként, amely során Hamvas Béla lakásából származó bútorokat adományoztak a könyvtárnak.
A Szentendre Éjjel-Nappal Nyitva Fesztivál programhoz borkóstolóval járult hozzá a könyvtár, ahol vásárolni is lehetett a megkóstolt borokból. Más kulturális intézménnyel való kapcsolatra a Ferenczy Múzeummal folytatott együttműködést emelte ki példaként.
A Szentendrei nyitott templomok hétvégéjén a könyvtár helytörténésze vezeti a csoportokat. Rendhagyó együttműködésnek, egyben brandépítésnek is számít a Szentendrei Árvácska Állatvédő Egyesülettel való együttműködés, aminek a lényege, hogy a késedelmi díjak elengedéséért cserébe állateledelt vásárolhattak az olvasók az állatmenhelynek, míg viszonzásul a menhely munkatársai a felelős állattartásról tartottak ismeretterjesztő előadást.
A szentendrei Gondozási Központtal folyó együttműködés során a hajléktalanoknak letéti könyvtárat biztosítanak. Együttműködnek még az Egészségfejlesztési Irodával, a Szentendre TV-vel, valamint egy szentendrei kertépítő társasággal, amely kedvezményesen adott facsemetéket a könyvtár zöldtörekvéseihez. Egy meg nem nevezett olajcég bogárhoteleket és madáretetőket adományozott a könyvtárnak, amelyek így a versmondó verseny nyerteseinek ajándékává váltak.
Különleges együttműködés volt a Szebeton 100. évfordulójára végzett helytörténeti kutatás, amelyet a cég jelentős összegért vásárolt meg a könyvtártól. Együttműködés valósult meg a Fórum Színház és a Szentendrei Teátrum igazgatójával, Németh Kristóffal, aki reklámfelületért és helyszínért cserébe zsűrizett a versmondó versenyen. Szomoru Miklós kertésszel a közös célcsoport mentén szintén együttműködés előkészítése van folyamatban.

Az előadó összegzésként elmondta, hogy a közös értékteremtésen kívül fontos, hogy a partnerkapcsolataink révén a könyvtár még izgalmasabb hellyé válhat, valamint a kulturális intézményekben ne vetélytársat lássunk, hanem támogató partnereket. A jól megválasztott partnerkapcsolat segíthet a közös célcsoport elérésében, a könyvtári brand építésében is. 

A témát dr. Tóth Máté bővebben is kifejtette a Tudásmenedzsment folyóirat 2023/1. különszámában: Könyvtári partnerkapcsolatok kialakítása: Esettanulmány a Hamvas Béla Pest Megyei Könyvtár gyakorlatából.